Microsoft Bookings - kort innføring

Microsoft Bookings er et planleggings- og bookingverktøy som lar kundene dine planlegge og administrere avtaler online. Det er en tjeneste som er inkludert i alle Microsoft 365 sine bedriftsabonnement.

Hvis jobbhverdagen din innebærer å planlegge avtaler med kunder, må du seriøst vurdere Microsoft Bookings-tjenesten. Microsoft Bookings forenkler prosessen, og er blant annet annet ideell for bedrifter som tilbyr tjenester på avtalebasis. Kunder kan selv booke avtaler med deg, eller du kan gjøre det for dem. 

Microsoft Booking har 3 hovedkomponenter: 

• En online bookingside der kundene dine kan planlegge avtaler med spesifikke ansatte. Denne siden kan brukes som en frittstående side eller innebygd på nettstedet ditt, og fungerer på både stasjonære og mobile enheter.
• En nettbasert «backend» der du kan se og administrere avtaler, angi en personalliste og tidsplaner, spesifisere tjenestene dine og priser, registrere kundepreferanser og tilpasse hvordan tjenesten skal fungere.
• En mobilapp du kan bruke til å se og administrere bestillinger og få tilgang til kundeinformasjon fra hvor som helst.

Med Bookings kan du effektivt: 

Gjøre forretning 24/7 – Du får en egentilpasset nettside som kundene dine kan bruke til å bestille avtaler døgnet rundt. 

Reduser telefontid – Kunder kan se tilgjengelige tider på nettet og bestille den ledige tidssloten som passer best for dem. Kunder som foretrekker å ringe kan fremdeles selvfølgelig gjøre det, og du kan selv legge inn informasjonen deres manuelt. Uansett sendes bekreftelser umiddelbart og automatisk. 

Reduser «manglende oppmøte» – Send automatiske avtalepåminnelser til kunder, i henhold til tidsplanen du definerer, med dato, klokkeslett og veibeskrivelse. Du kan sette opp systemet til å minne ansatte automatisk også. 

Tilby selvbetjent timeendring og kansellering – Det er enkelt for kunder å endre eller kansellere en avtale. Alt de trenger å gjøre er å klikke på lenken i e-postbekreftelsen for avtale. Du kan definere hvor mye forhåndsvarsel som kreves for kanselleringer. 

Administrer bestillinger mens du er på farten – Med mobilappen kan du legge til eller se avtaler, og få tilgang til eller endre personal- og timeplaninformasjon når du er borte fra kontoret. Du kan også se kundeinformasjon og ringe eller sende SMS til kunder direkte fra mobilen din.

Hvordan Microsoft Booking fungerer 

Bestilling av avtaler kan gjøres på to forskjellige måter: Kunder kan selv bestille time ved å bruke online bookingsiden eller personalet kan legge inn avtaler manuelt. For å gjøre en avtale velger kunden først den tjenesten de ønsker. Deretter kan de, basert på tilgjengelighetsplanen du opprettet, velge en dag og tid og skrive inn kontaktinformasjonen for å bestille avtalen. 

Så snart avtalen er levert, får kunden tilsendt en e-postbekreftelse. Innkallingen inneholder detaljer om avtalen og en lenke for veibeskrivelse. Den inneholder også en lenke kunden kan bruke for å endre eller avbryte avtalen. 

Samtidig legges datoen automatisk til i kalenderen din eller de ansattes kalender. Microsoft Bookings fungerer med Outlook-kalender (Exchange Online). Kundene dine vil ikke kunne se de tilknyttede bedriftskalenderene dine; de vil bare se Booking-kalenderen du publiserer på nettet. 

Konfigurasjonen er svært tilpasningsvennlig og enkel å konfigurere. For å sette opp, gjør du ganske enkelt: 

• Skriv inn bedriftsinformasjonen din. 
• Angi planleggingsregler, for eksempel lengde på avtaler, akseptable avbestillingstider og automatiske varsler. 
• Definer tjenestetilbudene dine, inkludert tjenestenavn, beskrivelse, plassering og priser. Du kan også legge til interne notater om tjenesten. 

• Lag din medarbeiderliste. 
• Sett ansattes arbeidstid. 
• Planlegg forretningsstenginger på grunn av ferier eller andre årsaker. 
• Publiser bestillingssiden din. 

Microsoft Bookings er tilgjengelig i de fleste Microsoft 365 bedriftsabonnementene. Microsoft Bookings-mobilappen er tilgjengelig i iTunes- og Google Play-appbutikkene. 

Utnytt ditt Microsoft 365 abonnement, prøv Microsoft Bookings! 

Om dere ikke ønsker å sette i gang selv, kan vi i Sodvin bistand din bedrift med å komme i gang med Microsoft Bookings.